Журнал поездок (ajopäiväkirja) в Финляндии: что требует налоговая

Кому нужен журнал поездок?

Журнал требуется не от каждого водителя. Он нужен, когда налогообложение зависит от того, как километры делятся на рабочие или деловые и личные поездки. Типичные ситуации:

• Предприниматель с toiminimi ездит по делам на своей машине. По журналу видно, относится ли машина к предпринимательской деятельности или к личному хозяйству и какой дополнительный вычет полагается за деловые поездки.
• Машина предпринимателя с toiminimi относится к фирме. По личным километрам из журнала считают, какая часть расходов на машину не вычитается.
• Работник ездит в служебные поездки на своей машине. Его доказательство — отчёт о поездке (matkalasku), по которому работодатель платит километровую компенсацию.
• У работника есть автомобильная льгота (autoetu). Журнал нужен, если стоимость льготы считают по личным километрам или если её хотят снизить.
• Владелец osakeyhtiö или товарищества (ay, ky) ездит по делам компании на своей машине или пользуется машиной компании. Поездки подтверждают отчётом о поездке, а личное использование машины компании — это автомобильная льгота.

Журнал не прикладывают к налоговой декларации. Налоговая запрашивает его при необходимости, поэтому он должен быть сохранён и в порядке, когда придёт запрос, — часто через несколько лет после поездок.

Предприниматель с toiminimi: порог 50 % решает, чья машина

Налогообложение машины предпринимателя с toiminimi зависит от того, относится ли она к предпринимательской деятельности или к личному хозяйству. Машина относится к деятельности фирмы, если она приобретена для неё и больше 50 % пробега составляют деловые поездки. Если деловых поездок 50 % или меньше пробега за налоговый год, машина относится к личному хозяйству.

Порог проверяют отдельно за каждый налоговый год. Высший административный суд (KHO 23.1.2012/64) указал, что условия дополнительного вычета определяются по поездкам конкретного года, а личные поездки в предыдущие или последующие годы значения не имеют. Период — это финансовый год (tilikausi) предпринимателя; если деятельность началась в середине года, поездки до её начала не учитываются. Поэтому налоговая советует вести журнал с самого начала деятельности.

Машину супруга оценивают так же, как собственную. За машины других людей — например, родителей, братьев и сестёр или гражданского партнёра, который не считается супругом для налогов, — дополнительного вычета нет, вычитаются только фактические расходы. Вычета нет и за машину в лизинге, если право собственности не переходит к предпринимателю, и за служебную машину, полученную от работодателя как льготу.

Машина в личном хозяйстве: дополнительный вычет за деловые поездки

Если предприниматель ездит по делам фирмы на машине из личного хозяйства, он получает в налогообложении дополнительный вычет (lisävähennys). Он не больше необлагаемой километровой компенсации работника: за километры 2026 года — до 0,55 €/км (за поездки 2025 года — 0,59 €/км). Расходы на машину, уже вычтенные в бухгалтерии, уменьшают вычет, а если фактические расходы больше максимума, вычитаются только они. По закону о налогообложении предпринимательского дохода (EVL, § 55) для вычета нужен журнал поездок или другое надёжное подтверждение использования машины и деловых поездок.

Пример: в 2026 году машина проехала 20 000 км, из них по делам — 6 000 км. Машина в личном хозяйстве, расходы на неё в бухгалтерии не учтены. Дополнительный вычет: 6 000 × 0,55 € = 3 300 €. Без общего пробега за год сравнение невозможно, и вычет не дадут.

Если машиной предпринимателя управляет другой человек, например его работник, дополнительный вычет полагается, только если сам предприниматель или супруг, ведущий бизнес вместе с ним, едет в машине. Иначе расходы на поездку вычитаются в фактическом размере.

Машина фирмы: доля личных поездок

Если машина относится к деятельности фирмы, вычитаются фактические расходы и амортизация, отражённые в бухгалтерии. Доля личных поездок не вычитается: расходы и годовую амортизацию делят на общий пробег за год и умножают на личные километры из журнала. Если расходы на личные поездки уже вычтены в бухгалтерии, такую же сумму добавляют к доходам фирмы в декларации.

Пример: расходы на машину 6 000 €, амортизация 2 000 €, всего 8 000 €. Пробег 25 000 км, из них личных 5 000 км. Цена километра 8 000 € / 25 000 км = 0,32 €, доля личных поездок 5 000 × 0,32 € = 1 600 €. Если личные поездки не удаётся надёжно подтвердить, их долю приходится оценивать.

Машина, купленная для фирмы, не выходит из её имущества только потому, что в каком-то году доля деловых поездок временно упала ниже половины: принадлежность машины к активам фирмы оценивают по обстоятельствам нескольких лет.

Какие поездки считаются деловыми?

• Поездки в зоне деятельности фирмы — например, за товаром на склад или к клиенту.
• Поездки между постоянными местами деятельности фирмы.
• Временные поездки за пределы обычной зоны деятельности фирмы.
• Личной поездкой, напротив, считается дорога из дома в своё помещение фирмы и обратно. Если постоянных мест несколько, личная поездка — это дорога из дома в первое из них вне дома и путь домой в конце дня. Дорогу дом–работа вычитают в личном налогообложении как транспортные расходы.

Что записывать в журнал предпринимателя?

По требованию налоговой в журнале должен быть общий пробег машины за налоговый год. Для каждой деловой поездки записывают:

• время начала и окончания поездки
• место начала и окончания, при необходимости маршрут
• расстояние
• цель поездки
• показания одометра в начале и в конце
• кто управлял машиной.

Общий пробег проще всего подтвердить показаниями одометра в первый и последний день года (или финансового года). Одна запись может выглядеть так: 12.3.2026, 8.10–11.40, офис в Вантаа – клиент в Эспоо – офис в Вантаа, 46 км, одометр 48 210 → 48 256, установка оборудования у клиента, за рулём предприниматель.

Если за те же поездки заявляют и вычет за временную командировку в размере суточных, в подтверждении по дням должны быть видны места назначения, расстояния и продолжительность, и составлять его нужно по реальному времени. Суммы и условия суточных собраны в нашем гиде «Километровые, суточные и компенсация питания в Финляндии в 2026 году».

В примере из инструкции налоговой предприниматель заявил дополнительный вычет на основе суточных (рост расходов на проживание в поездках) за 238 дней — 12 614 € (238 × 53 € по полным суточным 2025 года). В журнале был только месячный пробег, для большинства поездок — лишь название города или региона и ни для одной поездки — время начала и окончания, поэтому продолжительность поездок доказать не удалось. Вычет признали только за 88 дней, по которым места и маршруты были записаны подробнее и из которых видно, что поездки длились дольше шести часов: 88 × 24 € = 2 112 € по частичным суточным. За 150 дней требование отклонили и начислили штрафную надбавку к налогу (veronkorotus).

Работник на своей машине: доказательство — отчёт о поездке

Когда работник едет в служебную поездку на своей машине, работодатель может выплатить необлагаемую километровую компенсацию — в 2026 году до 0,55 €/км. Доказательство работника — не отдельный журнал, а отчёт о поездке (matkalasku), который он подаёт работодателю. В отчёте должны быть:

• цель и место назначения поездки (адрес)
• при необходимости маршрут
• способ передвижения, то есть транспортное средство
• дата и время начала и окончания поездки
• для заграничных поездок — страна или регион, где закончились командировочные сутки
• для километровой компенсации — ещё пробег и ставка за километр.

Отчёт можно составить и в электронном приложении, если в нём есть все обязательные данные. Многие всё равно ведут собственный журнал, из которого отчёт собрать проще. Если у работника свободная автольгота (vapaa autoetu), за рабочие поездки на этой машине необлагаемые километровые платить нельзя. Водителю машины с льготой на пользование (käyttöetu), который сам платит за топливо, можно без налога возместить расходы на топливо до 0,11 €/км. Повышения ставки, суточные и подачу данных в Tulorekisteri мы разобрали в гиде о километровых.

Автомобильная льгота: личные поездки и журнал

Автомобильная льгота (autoetu) возникает, когда работник или его семья пользуются легковой машиной или фургоном работодателя в личных целях. Дорога между домом и работой тоже считается личной поездкой. При свободной льготе (vapaa autoetu) все расходы на машину несёт работодатель, при льготе на пользование (käyttöetu) работник платит сам как минимум за топливо или электричество.

Месячная стоимость льготы рассчитана исходя из 1 500 км личных поездок в месяц, то есть 18 000 км в год. Журнал влияет на стоимость так:

• Расчёт по километрам: если расходы считают по личным километрам, личные поездки нужно записывать в журнал. Выбранный способ применяют последовательно, и месячная стоимость тогда не ограничивает размер льготы.
• Снижение стоимости: если личные поездки по журналу меньше 18 000 км в год, работник может потребовать снижения стоимости льготы в предзаполненной декларации.
• Много рабочих поездок: если рабочих поездок за календарный год больше 30 000 км, базовая стоимость льготы составляет 80 % от обычной. Порог строгий, и журнал проверяют в конце года.
• Повышение стоимости: если личных поездок больше 18 000 км за календарный год или больше 1 500 км за месяц пользования льготой, налоговую стоимость нужно повысить.
• Несколько водителей: если машиной пользуются несколько работников, деление льготы по километрам всегда требует журнала или другого надёжного подтверждения.

Журнал для автольготы может быть бумажным или электронным. В нём по дням указывают пробег с разбивкой на рабочие и личные поездки. Для рабочих поездок дополнительно записывают время начала и окончания, место начала и окончания (при необходимости маршрут), показания одометра и расстояние, цель и водителя. Для личных поездок достаточно километров. Работник хранит журнал сам и передаёт его налоговой только по запросу.

Osakeyhtiö и товарищества

Дополнительный вычет есть только у частного предпринимателя (liikkeen- tai ammatinharjoittaja) и фермера (maataloudenharjoittaja); его может получить и супруг, который ведёт бизнес вместе с предпринимателем. Он не применяется к деятельности, облагаемой по закону о подоходном налоге (TVL), — например, к фрилансерам и работникам, — а также к акционерам osakeyhtiö и участникам avoin yhtiö и kommandiittiyhtiö. У владельца компании обычно две ситуации:

• Владелец ездит по делам компании на своей машине. Компания может платить ему необлагаемые километровые, даже если он не получает зарплату, — при соблюдении условий решения налоговой и если на поездки составлен отчёт о поездке в бухгалтерию компании.
• Владелец пользуется машиной компании и в личных целях, включая дорогу дом–работа. Это автомобильная льгота. Её оценивают по решению налоговой о натуральных льготах, если льгота отражена в бухгалтерии как зарплата и подана в Tulorekisteri; необычные или необоснованные льготы могут облагаться как скрытые дивиденды.

Для машины компании журнал — это тот материал, которым владелец подтверждает объём личных поездок, если хочет расчёт льготы по километрам или требует снизить её стоимость.

Подходит ли электронный журнал или GPS-приложение?

Подходит, если в нём есть те же данные, что и в бумажном. По инструкции налоговой о натуральных льготах журнал может быть ручным или электронным, а работодатель может установить в служебную машину GPS-сервис учёта поездок, заменяющий журнал. Отчёт о поездке тоже можно составить в приложении. Для вычета предпринимателя закон форму не устанавливает — он требует журнал или другое надёжное подтверждение.

При выборе приложения проверьте три вещи:

• GPS записывает время, места и километры, но не цель поездки. Цель и водителя нужно добавить к каждой деловой поездке.
• Должен быть виден пробег за весь год, включая личные поездки, — одних деловых недостаточно.
• Данные должны распечатываться или выгружаться в файл. По закону о бухгалтерском учёте материалы учёта должны быть доступны для просмотра и при необходимости для печати в понятном виде, и их нельзя менять после составления финансовой отчётности. Сохраняйте поездки за год не позднее закрытия года, чтобы данные не пропали при смене приложения.

Для клиентов бюро в приложении Vaavo можно также включить электронный журнал поездок.

Что, если журнал не вели?

Отсутствие журнала само по себе не лишает вычета, но тогда предпринимателю нужно подтвердить поездки иначе. По инструкции налоговой:

• Дополнительный вычет без журнала возможен, только если деловой пробег можно надёжно установить другим способом. Для регулярных поездок, например раз в неделю к одному и тому же объекту, указывают длину поездки и сколько раз в год она совершалась.
• Общий пробег машины за год нужно подтвердить всегда. Без него нельзя проверить, что машина относится к личному хозяйству, и вычет не дают.
• Тогда в первую очередь вычитают фактические расходы на деловые поездки — например, по чекам за топливо. Если и их не установить, вычет считают по ставке для дороги дом–работа (за 2025 год для машины 0,27 €/км), а это заметно меньше километровой компенсации. Условие — расходы действительно возникли.
• Если личные поездки на машине фирмы невозможно надёжно подтвердить, их долю оценивают.
• Если надёжного подтверждения деловых поездок нет совсем, расходы на личную машину из предпринимательского дохода не вычитаются вовсе.

Для автольготы применяется месячная стоимость, если личные поездки не подтверждены журналом или другим надёжным способом — например, общим пробегом машины. Неполное подтверждение может привести и к штрафной надбавке к налогу (veronkorotus). По закону о налоговой процедуре она, как правило, составляет 2 % от доначисленного дохода, но не меньше 3 % и не больше 10 %, если нарушение повторное или свидетельствует о явном пренебрежении налоговыми обязанностями. Для физического лица надбавка составляет не меньше 75 €. Её не назначают, если упущение незначительно или для него есть уважительная причина.

Сколько хранить журнал поездок?

• Предприниматель с toiminimi: физическое лицо, ведущее предпринимательскую или профессиональную деятельность, обязано вести бухгалтерию. По закону о бухгалтерском учёте документы и прочие материалы учёта хранят не меньше шести лет с конца года, в котором закончился финансовый год, а учётные регистры и финансовую отчётность — не меньше 10 лет с конца финансового года. Журнал — основа для расходов на машину и вычета, поэтому его разумно хранить вместе с материалами бухгалтерии не меньше, чем документы.
• Работник: чеки и документы к декларации хранят 3 года с конца налогового года, в отдельных случаях — дольше. По указанию налоговой журнал поездок, если он есть, нужно сохранить, даже если документы о расходах на дорогу дом–работа хранить не требуется. Хранить можно и в электронном виде.
• Работодатель: отчёты о поездках с приложениями — это документы для проводок по компенсациям, на них распространяются сроки хранения по закону о бухгалтерском учёте.

Служебная машина, зарегистрированная за границей

Отдельная обязанность вести журнал есть в налогообложении автомобилей (autovero). По § 39 закона об автомобильном налоге постоянно живущий в Финляндии человек, у работодателя которого есть постоянное место деятельности (kiinteä toimipaikka) за границей, может без налога пользоваться в Финляндии машиной, постоянно зарегистрированной за границей и находящейся во владении или распоряжении работодателя. То же касается живущего в Финляндии самозанятого профессионала (ammatinharjoittaja), который обосновался за границей или оказывает там услуги, и его собственной машины с иностранной регистрацией. Кроме того, в каждом 12-месячном периоде машиной должны пользоваться меньше дней в Финляндии, чем за границей; если в один день машиной пользовались и в Финляндии, и за границей, день считается заграничным. О таком использовании пользователь и члены его семьи ведут бумажный или электронный журнал. В него по дням или по поездкам записывают дату использования или время начала и окончания поездки, километры или показания одометра, страну использования и водителя, а также число дней использования в Финляндии и за границей за 12-месячный период. Журнал хранят так, чтобы исходные данные можно было проверить, и предъявляют налоговой по запросу. Решает постоянное место деятельности работодателя за границей, а не номерной знак: например, машиной с эстонской регистрацией нельзя по этому правилу без налога пользоваться в Финляндии, если ею владеет или распоряжается финская фирма без постоянного места деятельности за границей. Выясните условия до того, как начнёте ездить на машине в Финляндии.

Частые ошибки

• Журнал начинают вести, только когда налоговая запросила подтверждение. В списке, составленном задним числом, обычно нет времени и показаний одометра, и его достоверность трудно доказать.
• Нет общего пробега за год. Одних деловых поездок мало: без общего пробега дополнительный вычет не дают.
• Месячные итоги и общие формулировки вроде «Турку» или «визиты к клиентам» без времени начала и окончания поездок. Такой журнал не доказывает продолжительность командировок, поэтому вычет на основе суточных дать нельзя. В примере налоговой требование за 150 дней отклонили и начислили штрафную надбавку.
• Дорогу из дома в собственный офис записывают как деловую. Это личная поездка.
• Вычет заявляют за машину родителей, родственника или лизинговой компании. За неё можно вычесть только фактические расходы.
• Одни и те же расходы вычитают дважды: в бухгалтерии и полным дополнительным вычетом. Расходы, учтённые в бухгалтерии, уменьшают вычет.
• Сырые данные GPS без цели поездки и водителя.
• Владелец osakeyhtiö заявляет дополнительный вычет. Его поездки возмещаются по отчёту о поездке, а личное использование машины компании — это автольгота.

Поможем с расходами на машину и журналом

Ведём бухгалтерию, расчёт зарплаты и декларации для toiminimi и osakeyhtiö. Проверяем, относится ли машина к фирме или к личному хозяйству, рассчитываем дополнительный вычет или долю личных поездок по журналу и оформляем автольготы и отчёты о поездках в расчёте зарплаты. Работаем на русском и финском — напишите нам, и мы разберём автомобильные вопросы вашей компании.

Официальные источники

• Vero: расходы предпринимателя на автомобиль и журнал поездок (на английском)
• Vero: подробная инструкция о вычете транспортных расходов предпринимателя (на финском)
• Vero: инструкция к декларации предпринимателя (на финском)
• Vero: льготы от работодателя и автольгота (на английском)
• Vero: подробная инструкция о натуральных льготах (на финском)
• Vero: подробная инструкция о компенсациях служебных поездок и отчёте о поездке (на финском)
• Vero: чеки и документы — срок хранения (на английском)
• Vero: решение о журнале поездок для автомобильного налога (на финском)
• Finlex: закон о налогообложении предпринимательского дохода, § 55 (на финском)
• Finlex: закон о бухгалтерском учёте, гл. 2 § 10 (на финском)
• Finlex: закон о налоговой процедуре (на финском)