Журнал поїздок (ajopäiväkirja) у Фінляндії: що вимагає податкова

Кому потрібен журнал поїздок?

Журнал вимагають не від кожного водія. Він потрібен, коли оподаткування залежить від того, як кілометри поділяються на робочі або ділові та особисті поїздки. Типові ситуації:

• Підприємець з toiminimi їздить у справах фірми власним авто. З журналу видно, чи належить машина до підприємницької діяльності чи до особистого господарства і яке додаткове вирахування належить за ділові поїздки.
• Машина підприємця з toiminimi належить до фірми. За особистими кілометрами з журналу рахують, яка частина витрат на машину не вираховується.
• Працівник їздить у службові поїздки власним авто. Його доказ — звіт про поїздку (matkalasku), за яким роботодавець платить кілометрову компенсацію.
• У працівника є автомобільна пільга (autoetu). Журнал потрібен, якщо вартість пільги рахують за особистими кілометрами або якщо її хочуть знизити.
• Власник osakeyhtiö чи товариства (ay, ky) їздить у справах компанії власним авто або користується машиною компанії. Поїздки підтверджують звітом про поїздку, а особисте користування машиною компанії — це автомобільна пільга.

Журнал не додають до податкової декларації. Податкова запитує його за потреби, тому він має бути збережений і в порядку, коли надійде запит, — часто через кілька років після поїздок.

Підприємець з toiminimi: поріг 50 % вирішує, чия машина

Оподаткування машини підприємця з toiminimi залежить від того, чи належить вона до підприємницької діяльності чи до особистого господарства. Машина належить до діяльності фірми, якщо її придбано для неї і понад 50 % пробігу становлять ділові поїздки. Якщо ділових поїздок 50 % або менше пробігу за податковий рік, машина належить до особистого господарства.

Поріг перевіряють окремо за кожен податковий рік. Вищий адміністративний суд (KHO 23.1.2012/64) зазначив, що умови додаткового вирахування визначаються за поїздками конкретного року, а особисті поїздки в попередні чи наступні роки значення не мають. Період — це фінансовий рік (tilikausi) підприємця; якщо діяльність почалася посеред року, поїздки до її початку не враховуються. Тому податкова радить вести журнал від самого початку діяльності.

Машину подружжя оцінюють так само, як власну. За машини інших людей — наприклад, батьків, братів і сестер або цивільного партнера, який не вважається подружжям для податків, — додаткового вирахування немає, вираховуються лише фактичні витрати. Немає його і за машину в лізингу, якщо право власності не переходить до підприємця, і за службову машину, отриману від роботодавця як пільгу.

Машина в особистому господарстві: додаткове вирахування за ділові поїздки

Якщо підприємець їздить у справах фірми машиною з особистого господарства, він отримує в оподаткуванні додаткове вирахування (lisävähennys). Воно не більше за неоподатковувану кілометрову компенсацію працівника: за кілометри 2026 року — до 0,55 €/км (за поїздки 2025 року — 0,59 €/км). Витрати на машину, уже вирахувані в бухгалтерії, зменшують вирахування, а якщо фактичні витрати більші за максимум, вираховуються лише вони. За законом про оподаткування підприємницького доходу (EVL, § 55) для вирахування потрібен журнал поїздок або інше надійне підтвердження використання машини та ділових поїздок.

Приклад: у 2026 році машина проїхала 20 000 км, з них у справах — 6 000 км. Машина в особистому господарстві, витрати на неї в бухгалтерії не враховані. Додаткове вирахування: 6 000 × 0,55 € = 3 300 €. Без загального пробігу за рік порівняння неможливе, і вирахування не дадуть.

Якщо машиною підприємця керує інша людина, наприклад його працівник, додаткове вирахування належить, лише якщо сам підприємець або подружжя, яке веде бізнес разом із ним, їде в машині. Інакше витрати на поїздку вираховуються у фактичному розмірі.

Машина фірми: частка особистих поїздок

Якщо машина належить до діяльності фірми, вираховуються фактичні витрати й амортизація, відображені в бухгалтерії. Частка особистих поїздок не вираховується: витрати й річну амортизацію ділять на загальний пробіг за рік і множать на особисті кілометри з журналу. Якщо витрати на особисті поїздки вже вирахувано в бухгалтерії, таку саму суму додають до доходів фірми в декларації.

Приклад: витрати на машину 6 000 €, амортизація 2 000 €, разом 8 000 €. Пробіг 25 000 км, з них особистих 5 000 км. Ціна кілометра 8 000 € / 25 000 км = 0,32 €, частка особистих поїздок 5 000 × 0,32 € = 1 600 €. Якщо особисті поїздки не вдається надійно підтвердити, їхню частку доводиться оцінювати.

Машина, куплена для фірми, не виходить з її майна лише тому, що в якомусь році частка ділових поїздок тимчасово впала нижче половини: належність машини до активів фірми оцінюють за обставинами кількох років.

Які поїздки вважаються діловими?

• Поїздки в зоні діяльності фірми — наприклад, по товар на склад або до клієнта.
• Поїздки між постійними місцями діяльності фірми.
• Тимчасові поїздки за межі звичайної зони діяльності фірми.
• Особистою поїздкою, натомість, вважається дорога з дому до власного приміщення фірми й назад. Якщо постійних місць кілька, особиста поїздка — це дорога з дому до першого з них поза домом і шлях додому наприкінці дня. Дорогу дім–робота вираховують в особистому оподаткуванні як транспортні витрати.

Що записувати в журнал підприємця?

За вимогою податкової в журналі має бути загальний пробіг машини за податковий рік. Для кожної ділової поїздки записують:

• час початку й завершення поїздки
• місце початку й завершення, за потреби маршрут
• відстань
• мету поїздки
• показники одометра на початку і в кінці
• хто керував машиною.

Загальний пробіг найпростіше підтвердити показниками одометра в перший і останній день року (або фінансового року). Один запис може виглядати так: 12.3.2026, 8.10–11.40, офіс у Вантаа – клієнт в Еспоо – офіс у Вантаа, 46 км, одометр 48 210 → 48 256, встановлення обладнання в клієнта, за кермом підприємець.

Якщо за ті самі поїздки заявляють і вирахування за тимчасове відрядження в розмірі добових, у підтвердженні по днях мають бути видні місця призначення, відстані й тривалість, і складати його треба за реальним часом. Суми й умови добових зібрано в нашому гіді «Кілометрові, добові та компенсація харчування у Фінляндії у 2026 році».

У прикладі з інструкції податкової підприємець заявив додаткове вирахування на основі добових (зростання витрат на проживання в поїздках) за 238 днів — 12 614 € (238 × 53 € за повними добовими 2025 року). У журналі був лише місячний пробіг, для більшості поїздок — тільки назва міста чи регіону й для жодної поїздки — час початку й завершення, тому тривалість поїздок довести не вдалося. Вирахування визнали лише за 88 днів, за якими місця й маршрути були записані детальніше і з яких видно, що поїздки тривали понад шість годин: 88 × 24 € = 2 112 € за частковими добовими. За 150 днів вимогу відхилили й нарахували штрафну надбавку до податку (veronkorotus).

Працівник на власному авто: доказ — звіт про поїздку

Коли працівник їде у службову поїздку власним авто, роботодавець може виплатити неоподатковувану кілометрову компенсацію — у 2026 році до 0,55 €/км. Доказ працівника — не окремий журнал, а звіт про поїздку (matkalasku), який він подає роботодавцю. У звіті мають бути:

• мета й місце призначення поїздки (адреса)
• за потреби маршрут
• спосіб пересування, тобто транспортний засіб
• дата й час початку та завершення поїздки
• для закордонних поїздок — країна або регіон, де завершилася доба відрядження
• для кілометрової компенсації — ще пробіг і ставка за кілометр.

Звіт можна скласти й в електронному застосунку, якщо в ньому є всі обов’язкові дані. Багато хто все одно веде власний журнал, з якого звіт скласти простіше. Якщо в працівника вільна автомобільна пільга (vapaa autoetu), за робочі поїздки цією машиною неоподатковувані кілометрові платити не можна. Водієві машини з пільгою на користування (käyttöetu), який сам платить за пальне, можна без податку відшкодувати витрати на пальне до 0,11 €/км. Підвищення ставки, добові й подання даних до Tulorekisteri ми розібрали в гіді про кілометрові.

Автомобільна пільга: особисті поїздки й журнал

Автомобільна пільга (autoetu) виникає, коли працівник або його родина користуються легковиком чи фургоном роботодавця в особистих цілях. Дорога між домом і роботою теж вважається особистою поїздкою. За вільної пільги (vapaa autoetu) усі витрати на машину несе роботодавець, за пільги на користування (käyttöetu) працівник сам платить щонайменше за пальне чи заряджання.

Місячну вартість пільги розраховано з 1 500 км особистих поїздок на місяць, тобто 18 000 км на рік. Журнал впливає на вартість так:

• Розрахунок за кілометрами: якщо витрати рахують за особистими кілометрами, особисті поїздки треба записувати в журнал. Обраний спосіб застосовують послідовно, і місячна вартість тоді не обмежує розмір пільги.
• Зниження вартості: якщо особисті поїздки за журналом менші за 18 000 км на рік, працівник може вимагати зниження вартості пільги в попередньо заповненій декларації.
• Багато робочих поїздок: якщо робочих поїздок за календарний рік понад 30 000 км, базова вартість пільги становить 80 % від звичайної. Поріг суворий, і журнал перевіряють наприкінці року.
• Підвищення вартості: якщо особистих поїздок понад 18 000 км за календарний рік або понад 1 500 км за місяць користування пільгою, оподатковувану вартість треба підвищити.
• Кілька водіїв: якщо машиною користуються кілька працівників, поділ пільги за кілометрами завжди вимагає журналу або іншого надійного підтвердження.

Журнал для автомобільної пільги може бути паперовим або електронним. У ньому по днях зазначають пробіг з поділом на робочі й особисті поїздки. Для робочих поїздок додатково записують час початку й завершення, місце початку й завершення (за потреби маршрут), показники одометра й відстань, мету й водія. Для особистих поїздок достатньо кілометрів. Працівник зберігає журнал сам і передає його податковій лише на запит.

Osakeyhtiö і товариства

Додаткове вирахування є лише в приватного підприємця (liikkeen- tai ammatinharjoittaja) і фермера (maataloudenharjoittaja); його може отримати й подружжя, яке веде бізнес разом із підприємцем. Воно не застосовується до діяльності, що оподатковується за законом про податок на доходи (TVL), — наприклад, до фрилансерів і працівників, — а також до акціонерів osakeyhtiö й учасників avoin yhtiö та kommandiittiyhtiö. У власника компанії зазвичай дві ситуації:

• Власник їздить у справах компанії власним авто. Компанія може платити йому неоподатковувані кілометрові, навіть якщо він не отримує зарплати, — за дотримання умов рішення податкової і якщо на поїздки складено звіт про поїздку до бухгалтерії компанії.
• Власник користується машиною компанії й в особистих цілях, зокрема для дороги дім–робота. Це автомобільна пільга. Її оцінюють за рішенням податкової про натуральні пільги, якщо пільгу відображено в бухгалтерії як зарплату й подано до Tulorekisteri; незвичні чи необґрунтовані пільги можуть оподатковуватися як приховані дивіденди.

Для машини компанії журнал — це той матеріал, яким власник підтверджує обсяг особистих поїздок, якщо хоче розрахунок пільги за кілометрами або вимагає знизити її вартість.

Чи підходить електронний журнал або GPS-застосунок?

Підходить, якщо в ньому є ті самі дані, що й у паперовому. За інструкцією податкової про натуральні пільги журнал може бути ручним або електронним, а роботодавець може встановити в службову машину GPS-сервіс обліку поїздок, що замінює журнал. Звіт про поїздку теж можна скласти в застосунку. Для вирахування підприємця закон форму не встановлює — він вимагає журнал або інше надійне підтвердження.

Обираючи застосунок, перевірте три речі:

• GPS записує час, місця й кілометри, але не мету поїздки. Мету й водія треба додати до кожної ділової поїздки.
• Має бути видно пробіг за весь рік, зокрема особисті поїздки, — самих ділових недостатньо.
• Дані мають друкуватися або вивантажуватися у файл. За законом про бухгалтерський облік матеріали обліку мають бути доступні для перегляду й за потреби для друку в зрозумілому вигляді, і їх не можна змінювати після складання фінансової звітності. Зберігайте поїздки за рік не пізніше закриття року, щоб дані не зникли під час зміни застосунку.

Для клієнтів бюро в застосунку Vaavo можна також увімкнути електронний журнал поїздок.

Що, як журнал не вели?

Відсутність журналу сама собою не позбавляє вирахування, але тоді підприємцю треба підтвердити поїздки інакше. За інструкцією податкової:

• Додаткове вирахування без журналу можливе, лише якщо діловий пробіг можна надійно встановити іншим способом. Для регулярних поїздок, наприклад раз на тиждень до того самого об’єкта, зазначають довжину поїздки й скільки разів на рік її здійснювали.
• Загальний пробіг машини за рік треба підтвердити завжди. Без нього не можна перевірити, що машина належить до особистого господарства, і вирахування не дають.
• Тоді насамперед вираховують фактичні витрати на ділові поїздки — наприклад, за чеками на пальне. Якщо й їх не встановити, вирахування рахують за ставкою для дороги дім–робота (за 2025 рік для авто 0,27 €/км), а це помітно менше за кілометрову компенсацію. Умова — витрати справді виникли.
• Якщо особисті поїздки машиною фірми неможливо надійно підтвердити, їхню частку оцінюють.
• Якщо надійного підтвердження ділових поїздок немає зовсім, витрати на особисту машину з підприємницького доходу не вираховуються взагалі.

Для автомобільної пільги застосовують місячну вартість, якщо особисті поїздки не підтверджено журналом або іншим надійним способом — наприклад, загальним пробігом машини. Неповне підтвердження може призвести й до штрафної надбавки до податку (veronkorotus). За законом про податкову процедуру вона, як правило, становить 2 % донарахованого доходу, але не менше 3 % і не більше 10 %, якщо порушення повторне або свідчить про явне нехтування податковими обов’язками. Для фізичної особи надбавка становить щонайменше 75 €. Її не призначають, якщо порушення незначне або для нього є поважна причина.

Скільки зберігати журнал поїздок?

• Підприємець з toiminimi: фізична особа, яка веде підприємницьку чи професійну діяльність, зобов’язана вести бухгалтерію. За законом про бухгалтерський облік документи та інші матеріали обліку зберігають щонайменше шість років від кінця року, у якому закінчився фінансовий рік, а облікові регістри й фінансову звітність — щонайменше 10 років від кінця фінансового року. Журнал — основа для витрат на машину й вирахування, тож його варто зберігати разом із матеріалами бухгалтерії не менше, ніж документи.
• Працівник: чеки й документи до декларації зберігають 3 роки від кінця податкового року, в окремих випадках — довше. За вказівкою податкової журнал поїздок, якщо він є, треба зберегти, навіть якщо документи про витрати на дорогу дім–робота зберігати не потрібно. Зберігати можна й в електронному вигляді.
• Роботодавець: звіти про поїздки з додатками — це документи для проведень за компенсаціями, на них поширюються строки зберігання за законом про бухгалтерський облік.

Службова машина, зареєстрована за кордоном

Окремий обов’язок вести журнал є в оподаткуванні автомобілів (autovero). За § 39 закону про автомобільний податок людина, яка постійно проживає у Фінляндії і роботодавець якої має постійне місце діяльності (kiinteä toimipaikka) за кордоном, може без податку користуватися у Фінляндії машиною, постійно зареєстрованою за кордоном, що перебуває у власності або розпорядженні роботодавця. Те саме стосується самозайнятого фахівця (ammatinharjoittaja), який проживає у Фінляндії, але облаштувався за кордоном або надає там послуги, і його власної машини з іноземною реєстрацією. Крім того, у кожному 12-місячному періоді машиною мають користуватися менше днів у Фінляндії, ніж за кордоном; якщо в один день машиною користувалися і у Фінляндії, і за кордоном, день вважається закордонним. Про таке користування користувач і члени його родини ведуть паперовий чи електронний журнал. У нього по днях або по поїздках записують дату користування чи час початку й завершення поїздки, кілометри або показники одометра, країну користування й водія, а також кількість днів користування у Фінляндії та за кордоном за 12-місячний період. Журнал зберігають так, щоб вихідні дані можна було перевірити, і показують податковій на запит. Вирішальне значення має постійне місце діяльності роботодавця за кордоном, а не номерний знак: наприклад, машиною з естонською реєстрацією не можна за цим правилом без податку користуватися у Фінляндії, якщо нею володіє чи розпоряджається фінська фірма без постійного місця діяльності за кордоном. З’ясуйте умови, перш ніж почнете їздити машиною у Фінляндії.

Часті помилки

• Журнал починають вести, лише коли податкова запросила підтвердження. У списку, складеному заднім числом, зазвичай немає часу й показників одометра, і його достовірність важко довести.
• Немає загального пробігу за рік. Самих ділових поїздок замало: без загального пробігу додаткове вирахування не дають.
• Місячні підсумки й загальні формулювання на кшталт «Турку» чи «візити до клієнтів» без часу початку й завершення поїздок. Такий журнал не доводить тривалості відряджень, тож вирахування на основі добових дати не можна. У прикладі податкової вимогу за 150 днів відхилили й нарахували штрафну надбавку.
• Дорогу з дому до власного офісу записують як ділову. Це особиста поїздка.
• Вирахування заявляють за машину батьків, родича чи лізингової компанії. За неї можна вирахувати лише фактичні витрати.
• Ті самі витрати вираховують двічі: у бухгалтерії й повним додатковим вирахуванням. Витрати, враховані в бухгалтерії, зменшують вирахування.
• Сирі дані GPS без мети поїздки й водія.
• Власник osakeyhtiö заявляє додаткове вирахування. Його поїздки відшкодовують за звітом про поїздку, а особисте користування машиною компанії — це автомобільна пільга.

Допоможемо з витратами на машину й журналом

Ведемо бухгалтерію, нарахування зарплати й декларації для toiminimi та osakeyhtiö. Перевіряємо, чи належить машина до фірми чи до особистого господарства, розраховуємо додаткове вирахування або частку особистих поїздок за журналом і оформлюємо автомобільні пільги та звіти про поїздки в нарахуванні зарплати. Працюємо фінською та російською — напишіть нам, і ми розберемо автомобільні питання вашої компанії.

Офіційні джерела

• Vero: витрати підприємця на автомобіль і журнал поїздок (англійською)
• Vero: детальна інструкція про вирахування транспортних витрат підприємця (фінською)
• Vero: інструкція до декларації підприємця (фінською)
• Vero: пільги від роботодавця й автомобільна пільга (англійською)
• Vero: детальна інструкція про натуральні пільги (фінською)
• Vero: детальна інструкція про компенсації службових поїздок і звіт про поїздку (фінською)
• Vero: чеки й документи — строк зберігання (англійською)
• Vero: рішення про журнал поїздок для автомобільного податку (фінською)
• Finlex: закон про оподаткування підприємницького доходу, § 55 (фінською)
• Finlex: закон про бухгалтерський облік, розд. 2 § 10 (фінською)
• Finlex: закон про податкову процедуру (фінською)